Laatste update: juni 2026
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens de Leerlingenbegeleiding Tool verwerkt, waarom dat gebeurt en welke rechten jij als gebruiker hebt. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
Er zijn twee verwerkingsverantwoordelijken, afhankelijk van welke gegevens het betreft:
Accountgegevens van leerkrachten
De beheerder van dit platform — bereikbaar via tim.slootmans@icloud.com — is verwerkingsverantwoordelijke voor de accountgegevens van geregistreerde leerkrachten en begeleiders (naam, e-mail, school, aanmeldgeschiedenis).
Leerlinggegevens in sessies
De school of leerkracht die een sessie aanmaakt is verwerkingsverantwoordelijke voor de leerlinggegevens die daarin worden verwerkt (namen, antwoorden, observaties). De Leerlingenbegeleiding Tool treedt op als verwerker in de zin van GDPR art. 4(8) en art. 28. Dit betekent dat de leerkracht/school zelf verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid van de verwerking van leerlinggegevens.
We verwerken de volgende persoonsgegevens, opgesplitst per categorie:
Leerkrachten en begeleiders (geregistreerde gebruikers)
Leerlinggegevens (tijdelijk, gekoppeld aan een sessie)
Leerlinggegevens worden nooit gekoppeld aan een account of persoonsidentiteit en zijn alleen zichtbaar voor de leerkracht die de sessie aanmaakte. Ze worden opgeslagen via een anonieme sessiecode.
Leerlinggegevens worden tijdelijk opgeslagen in de cloud (Convex) zolang de bijhorende sessie actief is. De leerkracht is zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van de sessie na gebruik.
Sessie-instrumenten
Sociogram, Welbevindenmeter, Axenroos, Tolerantievenster, Attitudegesprek, Dit ben ik, Gespreksleidraad
Worden volledig verwijderd zodra de leerkracht de sessie verwijdert. De leerkracht kan ook enkel de leerlingdata wissen (knop "Leerlinggegevens wissen") zonder de sessie zelf te verwijderen.
Observatieformulier
Persoonlijk dossier van de leerkracht
Blijft bewaard zolang de leerkracht er mee werkt. De leerkracht kan individuele observaties op elk moment verwijderen. Bij verwijdering van het account worden alle observaties onmiddellijk gewist.
We raden leerkrachten aan om sessiegegevens te verwijderen zodra de begeleidingsactiviteit is afgerond, conform het principe van opslagbeperking (AVG art. 5, lid 1, e).
We bewaren jouw accountgegevens zolang je een actief account hebt. Bij verwijdering van je account worden alle persoonsgegevens (profiel, aanmeldgeschiedenis, gebruiksstatistieken en alle leerlinggegevens) onmiddellijk en permanent verwijderd. Je kunt je account op elk moment zelf verwijderen via het menu rechtsboven in de tool.
We delen jouw gegevens niet met commerciële partijen of voor marketingdoeleinden. De enige technische verwerker is:
Convex valt onder de EU-VS Data Privacy Framework en verwerkt gegevens conform de GDPR. Leerlinggegevens worden enkel opgeslagen om de functionaliteit van de tool te leveren en zijn nooit toegankelijk voor Convex voor commerciële doeleinden.
Conform de AVG heb je de volgende rechten:
Recht op inzage
Je kunt opvragen welke gegevens we over jou bewaren. Stuur een e-mail naar de beheerder.
Recht op verwijdering
Je kunt je account en alle bijhorende gegevens onmiddellijk verwijderen via het profielmenu rechtsboven in de tool. Leerlinggegevens uit sessies kun je op elk moment zelf wissen via de dashboards van elk instrument.
Recht op rectificatie
Klopt er iets niet? Neem contact op met de beheerder om gegevens te laten corrigeren.
Recht op bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (gebruiksstatistieken). Stuur een e-mail naar de beheerder.
Recht op overdraagbaarheid
Je kunt een kopie van jouw gegevens opvragen in een leesbaar formaat via de beheerder.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Conform GDPR art. 28 is een verwerkersovereenkomst (VOK) vereist wanneer een school of leerkracht leerlinggegevens verwerkt via een externe dienst (de Leerlingenbegeleiding Tool). De school of scholengroep treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en de tool als verwerker.
VOK beschikbaar als download
Een verwerkersovereenkomst conform GDPR art. 28 is beschikbaar als printklaar document. Vul de schoolgegevens in, druk af, onderteken door beide partijen en bewaar een exemplaar in de DPO-documentatie van jouw school.
Verwerkersovereenkomst openen en afdrukken →In de verwerkersovereenkomst wordt vastgelegd: welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, welke technische en organisatorische maatregelen gelden, en hoe gegevens worden verwijderd na beëindiging van het gebruik.
Alle gegevens worden versleuteld verzonden via HTTPS. Toegang tot de tool vereist een persoonlijk wachtwoord. Alleen de beheerder heeft toegang tot accountgegevens en gebruiksstatistieken.
Leerlinggegevens zijn gekoppeld aan een anonieme sessiecode en zijn niet publiek toegankelijk. Ze zijn uitsluitend zichtbaar voor de leerkracht die de sessie aanmaakte en voor de beheerder bij technische noodzaak.
We bieden de mogelijkheid tot tweestapsverificatie (2FA) voor jouw account. Je kunt dit inschakelen via je profielinstellingen (rechtsboven in de tool). Met 2FA ontvang je bij elke aanmelding een extra bevestigingscode op je e-mailadres, naast je gewone wachtwoord.
Alle afbeeldingen op dit platform — waaronder achtergrondbeelden en de dierenillustraties in de Axenroos — zijn gegenereerd met artificiële intelligentie. Conform Artikel 50 van de EU AI Act(van toepassing vanaf 2 augustus 2026) wordt dit duidelijk vermeld. De dierenillustraties zijn bovendien voorzien van een zichtbare "AI"-markering op de afbeelding zelf.
Deze tool gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Technische sessiecookies (noodzakelijk voor het aanmelden) zijn strikt functioneel en worden niet voor andere doeleinden gebruikt.
Neem contact op via tim.slootmans@icloud.com. We reageren binnen 30 dagen op jouw verzoek.